Esta é uma dúvida comum de gerentes de projetos e outros profissionais que, de forma cotidiana, trabalham com comunicação dentro das empresas. Como centralizadores de informação, eles são responsáveis pela comunicação efetiva entre os interessados de um projeto. Por ser comum as empresas adotarem softwares de e-mail (Outlook, Live Mail, entre outros) que trazem a “incrível” funcionalidade de “confirmação de leitura”, nada melhor que usar tal recurso em todos os e-mails para garantir que os envolvidos estão recebendo as comunicações devidas, não é mesmo? Errado!
O que é a confirmação de leitura?
É basicamente um e-mail automático de resposta avisando que uma mensagem foi aberta. A pessoa que lhe enviou a mensagem pode ativar uma configuração global de “confirmação de leitura”, isto é, todas as mensagens dela pedem confirmação, como também ativar seletivamente por e-mail enviado. Quando você recebe o e-mail, a configuração padrão é perguntar se você quer confirmar o recebimento. Em caso afirmativo, uma mensagem será enviada de volta ao remetente.
Veja abaixo imagens da configuração de “confirmação de leitura” e da mensagem de confirmação que você vê ao receber um e-mail.
Muitas pessoas ativam a opção global de solicitar confirmação de leitura para todas as mensagens e não refletem sobre o as consequências disso.
Como as pessoas encaram a confirmação de leitura
Certo gerente estava cogitando pedir confirmação em todas as comunicações que iria realizar, mas antes iniciou um debate num fórum. Os participantes da discussão foram unânimes em responder que os profissionais em geral consideram essa atitude como algo, no mínimo, rude.
Há ainda uma sensação de invasão de privacidade, ao visualizar uma mensagem e ser interrompido por uma caixa de diálogo perguntando se você quer confirmar o recebimento.
Outro problema é que pessoas ocupadas olham rapidamente novos e-mails e os marcam como “não lidos” para depois tomarem uma ação adequada. Elas não querem ter sua atenção desviada naquele momento, principalmente se há documentos anexos que demandariam a interrupção do fluxo de trabalho. Nesse caso, a mensagem de confirmação de leitura gera uma contradição, pois o conteúdo do e-mail não foi devidamente analisado e não há uma opção de enviar a confirmação posteriormente.
Por esses e outros motivos, várias pessoas simplesmente desativam por completo qualquer resposta de confirmação de leitura. Eu sou uma delas.
Razões erradas para usar a confirmação de leitura
Um dos motivos ocultos que estão por detrás do uso da confirmação de leitura é que o emissor do comunicado (gerente do projeto, administração, gestor, etc.) quer delegar à ferramenta a sua responsabilidade de garantir a eficiência da comunicação. Ele pensa que, se a leitura for confirmada, então já “passou a bola pra frente” e a responsabilidade não recai mais sobre ele. Agora, de mãos lavadas, caso a execução do projeto não ande de acordo com o plano, ele poderá orgulhosamente abrir sua caixa de e-mails e apontar para o culpado pelo atraso do projeto dizendo: “olha aqui a confirmação de que você recebeu o comunicado X no dia Y”. Isso é um tiro no pé. O recebimento e leitura de uma mensagem não podem ser confundidos com comunicação efetiva de forma alguma, muito menos se pensarmos em conseguir a colaboração e o compromisso dos envolvidos, que são coisas bem diferentes.
Outra possível razão para alguém desejar receber confirmações de leitura é a curiosidade de saber quem lê seus e-mails e quando. Não é preciso ir a fundo para dizer que é uma péssima ideia, pois basta saber que a maioria dos seus colegas irá se aborrecer, ignorar o pedido de confirmação e a curiosidade não será satisfeita no final.
Conclusões
A “confirmação de leitura” não garante a eficiência da comunicação. Para todos os efeitos, ela não é confiável para nenhum fim.
O uso de tal recurso pode causar mais problemas do que ajudar e deve ser restrito a determinadas situações, quando houver prévio acordo entre as partes, onde emissor e receptor concordem que será útil para um objetivo específico.
